A Abyssale nous utilisons beaucoup Airtable. En effet, nous pouvons l'utiliser pour importer des données afin de créer des images personnalisées, de la même manière que nous utiliserons un spreadsheet. C'est l'une de nos méthodes de génération les plus utilisées.
Il permet à nos utilisateurs de générer plusieurs bannières en masse, à partir du même template. Par exemple, pour créer une image personnalisée pour chacun de vos clients les plus fidèles, vous pouvez design votre template (une invitation à un événement par exemple) et créer toutes vos données dans Airtable (liste des invités, date de l'événement, orateurs invités ...) et le choisir comme méthode de génération. Ensuite, Abyssale utilisera ces informations pour générer vos différentes images. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, nous avons utilisé cette méthode pour créer des images pour annoncer un Webinar. La date, le titre et le conférencier de l'événement ont été importés de notre Airtable.
Pour faire cela facilement, vous pouvez connecter la base de données Airtable à notre compte Abyssale . Nous avons fait un tutoriel sur ce sujet, que vous pouvez lire ici.
Comme il s'agit d'un outil très apprécié par nos utilisateurs et très utile pour les images personnalisées, l'équipe de Abyssale a fait beaucoup de recherches sur les meilleures pratiques d'Airtable. Notre équipe a testé 12 hacks Airtable et a sélectionné pour vous ceux que nous avons trouvé les plus pertinents, pour vous donner un top 5 des astuces Airtable qui vont vous changer la vie !
1/ Vues personnalisées et verrouillées
Une des choses les plus cool dans Airtable est que nous pouvons regarder les mêmes données à partir de différentes vues. Maintenant, vous pourriez penser que c'est la même chose dans Excel/Google Sheet parce que vous pouvez créer des filtres et différentes feuilles ou tableaux avec différentes vues. Mais voici la chose, dans Airtable vous pouvez faire tout cela à partir de la même feuille et la même table, en collaboration avec votre équipe, et Airtable gardera les vues que vous avez créées dans la barre latérale, de sorte que vous pouvez y avoir accès la prochaine fois et regarder vos données de différentes manières.
Cette fonction est très utile car, bien utilisée, elle permet de réduire considérablement le nombre de tables que vous avez. Vous pouvez simplement créer une grande table de données centralisée avec plusieurs couches d'informations rassemblant l'activité de votre entreprise, et ensuite créer différentes vues pour différentes personnes impliquées dans le même projet. Génial, non ? Et je sais ce que vous pensez, "ça va être le bazar". Et vous avez raison. Si tout le monde peut créer ou modifier différentes vues de la même table, il peut être difficile de garder vos données propres et organisées, c'est pourquoi nos premiers conseils Airtable sont tous sur l'organisation.
Tout d'abord, si vous êtes celui qui crée le tableau et que vous voulez garder une vue propre visible pour vos équipes, vous pouvez verrouiller une vue.
Pour cela, il suffit de cliquer sur votre vue (par exemple la vue Grille) puis d'aller sur
Vue collaborative > Vue verrouillée
De cette façon, même si tout le monde peut voir cette vue, ils ne seront pas en mesure de la modifier. Afin de s'approprier cette table et de la rendre plus intuitive pour tous, chacun peut créer une vue personnalisée en faisant la même chose :
Créer une vue > Cliquer sur la vue > Vue collaborative > Vue personnelle
afin qu'ils soient les seuls à pouvoir modifier cette vue.
Vous pouvez également ajouter certaines vues dans vos "Favoris" afin de voir en premier lieu les vues les plus pertinentes pour vous.
Cliquez simplement sur la flèche déroulante à côté de votre vue > Ajouter à "Mes favoris".
2/ Créer des sections pour les vues d'équipe
Maintenant, si beaucoup de personnes dans votre équipe utilisent le système de vues personnalisées, et que tout le monde crée des vues, même si vous utilisez "mes favoris" et maîtrisez les autorisations de vues et les vues collaboratives, vous pouvez vous retrouver avec une longue liste de vues sur votre barre latérale et il peut être difficile de trouver celle que vous vouliez en premier lieu.
C'est là que notre deuxième hack Airtable s'avère utile : créer différentes sections pour organiser vos vues et votre barre latérale !
Vous pouvez voir ces sections comme des dossiers. Vous pouvez créer des sections par équipes bien sûr, mais aussi par semestres, par campagnes ... vraiment tout ce que vous voulez, il est fait pour que chaque équipe trouve le bon ajustement. Ces sections apparaîtront dans votre barre latérale avec une flèche déroulante et une fois que vous aurez cliqué dessus, vous serez en mesure de voir les différentes vues créées, appartenant à cette section.
Pour créer une section, il suffit d'aller en bas de votre barre latérale et de cliquer sur "Nouvelle section". Vous pouvez ensuite lui donner un nom et y placer différentes vues, voici comment procéder :
3/ Lier les tables à travers plusieurs bases
Lorsque votre base de données Airtable est assez dense, vous pouvez vous trouver dans une situation où vous avez plusieurs bases, incluant plusieurs tables et il est possible que vous ayez dans une certaine base, de prendre des valeurs présentes dans une autre base. Ainsi vous pourriez vous demander "hé, Airtable peut-il lier des tables à travers plusieurs bases ?"
Pour cela, vous devez savoir qu'Airtable permet assez facilement de lier des tables dans la même base, mais vous restreint de lier des tables entre différentes bases.
Disons que vous avez une base de données A, avec 5 tables (1,2,3,4,5) et une base de données B avec 3 tables (1,2,3). Ce que nous voulons dire, c'est qu'il serait assez facile de relier la table A1 et la table A4, ainsi que la table B1 et la table B3, mais qu'il est presque impossible de relier la table A3 à la table B2.
Une des alternatives offertes par la plateforme est d'utiliser la synchronisation. Cela consiste à utiliser une base de données comme source pour d'autres bases et tables. Par exemple, vous pouvez utiliser une base de données "source" pour créer un inventaire de produits, référençant tous les produits que vous avez, et ensuite le synchroniser avec d'autres bases comme les revues d'activité de vente ou la gestion des stocks ou même les bases de données de marketing. Voici une documentation sur la configuration de base de Airtable Sync, qui vous expliquera comment faire exactement cela.
Voici une autre alternative ; souvent, lorsque vous vous demandez "pouvez-vous lier des tables à travers plusieurs bases ? " et que vous essayez de le faire, vous vous rendrez rapidement compte que vous n'avez pas vraiment besoin de lier l'ensemble de la table, vous devez juste réutiliser certaines de ses valeurs clés.
Pour utiliser la valeur d'une autre table, vous devrez :
- Mettez-le dans un champ de formule
- Créez une relation entre les 2 tables avec un champ d'enregistrement lié.
- Ajouter plus de visibilité avec les champs de recherche
Dans nos deux conseils suivants, nous vous expliquerons ces deux notions essentielles d'enregistrement lié automatiquement et de recherche dans Airtable et comment les créer.
4/ Airtable lie automatiquement les enregistrements
Avant de plonger dans la façon de créer des enregistrements de liens automatiques Airtable, expliquons d'abord de quoi il s'agit.
Commençons par les valeurs des champs calculés. Vous ne savez peut-être pas pourquoi nous commençons par cela, mais restez avec nous, vous comprendrez plus tard.
Un champ calculé est un champ où la valeur est automatiquement créée par Airtable. Ce n'est pas un champ où l'utilisateur modifie la valeur, mais un champ qui est calculé par Airtable. Ces champs calculés sont également compatibles avec les tables croisées, car leurs valeurs peuvent être calculées à partir d'autres valeurs de champ de la même table ainsi que des valeurs de champ d'une autre table.
Maintenant pour créer un enregistrement de lien :
- Identifier dans quelles tables se trouvent les valeurs que vous devez lier
- Dans l'une de ces tables, ajoutez un champ
- Cliquez sur "Lien vers un autre enregistrement".
- Choisissez l'autre table que vous voulez lier
Une fois cette opération effectuée, vous pourrez choisir n'importe quel enregistrement de cette table et l'ajouter à votre autre table :
- Vous pouvez cliquer sur la cellule et ajouter n'importe quel enregistrement de l'autre table.
- Vous pouvez également ajouter plusieurs enregistrements dans la même cellule.
Notez également que ce champ apparaîtra également dans la table que vous avez liée.
En plus de créer de nouveaux champs d'enregistrement de lien, vous pouvez convertir un de vos champs existants en un enregistrement de lien.
Il suffit de cliquer sur le champ que vous souhaitez et de sélectionner Personnaliser le type de champ>Lier à un autre enregistrement.
Voilà, vous venez de faire en sorte qu'Airtable lie automatiquement les enregistrements.
5/ Recherche dans Airtable
En faisant cela, Airtable vous proposera peut-être d'ajouter un roll up ou un look up dans Airtable.
Cela peut être utile si vous souhaitez obtenir plus de détails sur le champ lié à un autre enregistrement.
Pour cela, vous devez cliquer sur un nouveau champ et choisir Consulter. Ensuite, vous pouvez ajouter les détails que vous souhaitez en choisissant les champs de l'autre table. Attention, cela ne fonctionnera que si vous avez déjà configuré des champs d'enregistrement liés.
Pour plus de précision, surtout si vous avez plusieurs champs d'enregistrement liés, la recherche dans Airtable vous donne également la possibilité de configurer et d'ajouter des conditions. Vous pouvez choisir d'afficher dans votre champ de recherche, seulement certains enregistrements. Par exemple, dans notre table Webinar, nous avons un champ de statut.
Disons que nous voulons voir dans notre tableau Actions plus de détails sur la description de chaque webinaire, mais seulement quand c'est nécessaire. Nous pouvons donc mettre en place une condition pour afficher l'enregistrement des descriptions de webinaires uniquement si le statut du webinaire est dans "Prêt".
Enfin, dernière astuce pour ce look up dans Airtable hacks, vous pouvez ajouter des look ups en vrac :
Cela peut être utile si vous avez plusieurs enregistrements liés et que vous avez besoin de voir différents détails sans avoir à changer de table.
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