Une agence de création, c'est un jeu subtil entre la créativité qui se manifeste de manière inconstante et la nécessité de s'organiser pour produire un travail de qualité dans les délais impartis. C'est aussi un travail d'équipe qui allie en permanence création, production et amélioration.

C'est un exercice d'équilibre entre le budget, les objectifs, les attentes et les délais de livraison parfois serrés du client. Il est essentiel de respecter chacun de ces points et bien d'autres encore pour créer une relation à long terme avec chaque client.

Dans cet article, nous allons partager avec vous quelques conseils pratiques pour vous aider à améliorer la production créative dans votre agence. Cela vous permettra de faire la différence sur votre marché et de gagner en efficacité.

Fixer des objectifs clairs avec les clients

C'est la première étape pour éviter la confusion entre vos équipes et le client. Un projet dont les objectifs et les attentes du client sont mal définis peut entraîner une augmentation des corrections.

Imaginez qu'un client vous demande de créer une campagne publicitaire. Mais il ne précise pas clairement le message, la cible ou les canaux de distribution qu'il souhaite utiliser. Vos équipes créatives devront proposer plusieurs versions du projet avant d'espérer aller au cœur de ce que recherche réellement votre client.

Malgré cela, le risque de décevoir le client et de devoir tout recommencer est toujours présent. Cela peut ralentir l'avancement du projet, provoquer des retards de livraison et conduire à l'insatisfaction du client.

Pour éviter cela, créez un formulaire spécifique que vous remplissez en même temps que le client. Il permet de guider votre interlocuteur par des questions précises qui identifient clairement ses attentes en termes de message, de public cible et d'objectifs. C'est aussi le moment de lui demander de vous fournir toute la documentation nécessaire à la réalisation du projet.

Ensuite, sur la base des réponses à ce formulaire, vous pouvez établir un briefing pour vos équipes. En fonction de la complexité du projet, vous pouvez toujours organiser une réunion entre vos équipes et le client pour clarifier certains détails.

Fixer des délais réalistes

Il est préférable de surpasser les attentes de vos clients plutôt que de leur faire des promesses exagérées. Si vous fixez des délais de livraison trop ambitieux, vous risquez de ne pas les respecter et de décevoir vos clients. De plus, vos équipes auront tendance à se précipiter et à s'épuiser. C'est contre-productif.

Avant de fixer un délai de livraison, posez-vous les bonnes questions :

  • Quelle est la quantité de travail à effectuer ?
  • Ai-je les ressources humaines et techniques nécessaires pour respecter le délai ?
  • Existe-t-il d'autres facteurs externes susceptibles de retarder la livraison (congé d'un employé, forte demande, etc.) ?

N'hésitez pas à être transparent avec le client sur vos délais de production créative.

Anticiper autant que possible les extensions du projet

Chaque projet que vous montez pour un client existe en théorie avant d'exister en pratique. Le problème est que, dans certains cas, même si vous avez bien déterminé les objectifs et les attentes du client, vous n'êtes pas à l'abri qu'il vous demande, en cours de route, de faire plus que ce que vous aviez prévu.

Par exemple, vous décidez d'un lot de 10 posts Instagram par mois avec votre client. Vos équipes s'organisent et s'attellent à la création et à la production des posts pour les livrer avant la fin du mois. Finalement, votre client vous dit qu'il en veut 5 de plus. Le calendrier de votre équipe ne le permet peut-être pas. Mais vous ne voulez pas décevoir votre client et vous voulez le livrer à temps. Que faire dans ce genre de situation ?

Au lieu de parler de la manière dont vous pouvez résoudre cette situation, parlons de la manière dont vous pouvez l'éviter. Au fur et à mesure que vous construisez des projets pour vos clients, vous acquérez de l'expérience. Vous comprenez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Vous comprenez également le comportement de vos clients. S'ils ont tendance à élargir la portée de la mission en cours de route, essayez de l'anticiper. Expliquez-leur que d'autres clients ont fini par demander davantage et qu'il serait plus facile d'anticiper cela dès le départ.

Si, malgré vos précautions, un client demande une prolongation, n'ayez pas peur d'expliquer que des délais de livraison supplémentaires seront nécessaires.

Choisir les bonnes ressources humaines et techniques

Imaginez que vous receviez beaucoup de demandes de clients, mais que vous n'ayez pas les ressources humaines pour y répondre. C'est frustrant, et surtout, c'est un gros manque à gagner pour votre agence de création.

Mais vous ne voulez pas recruter plus de personnel, car vous n'en avez pas les moyens pour le moment. C'est la raison d'être des free-lances. Faites appel à eux et veillez à leur expliquer vos procédures lorsqu'ils rejoignent votre équipe. Si vous êtes satisfait de leur travail, veillez à rester en contact avec eux. Ainsi, en cas d'augmentation importante de votre charge de travail, ils pourront vous aider à l'absorber sans augmenter votre masse salariale.

Une autre solution consiste à utiliser des outils de création plus appropriés. Sur Abyssale, par exemple, nous poussons constamment l'enveloppe de l'automatisation pour la création visuelle. Cela limite le besoin d'intervention humaine et réduit donc la portée de certaines tâches.

Impliquer vos clients

Il n'y a rien de pire dans la gestion de projet que des clients qui ne se sentent pas impliqués ou qui tardent à répondre à vos demandes. Qu'il s'agisse de l'approbation du travail effectué ou d'une autre raison, leur manque d'implication peut considérablement retarder un projet. Pour éviter cela, précisez dès le départ que vous travaillez avec eux et non pour eux. De même, dès la rédaction du cahier des charges, fixez dans le calendrier du projet des délais clairs pour le retour d'information des clients. Ils sauront alors qu'ils devront être présents à ce moment-là et pourront s'organiser pour être disponibles.

Enfin, utilisez des outils de gestion de projet qui permettent des interventions asynchrones entre vos équipes et le client. Notion est sans doute l'un des meilleurs pour cela. Et vous voulez un scoop : c'est ce que nous utilisons chez Abyssale.

Assurer un bonne communication

Une mauvaise communication au sein de vos équipes ou avec les clients est source de malentendus et de demandes de révision. Une fois de plus, la productivité en pâtit... Pour éviter cela, de simples outils de communication ne suffisent pas. Le manque de communication est souvent dû à une incertitude sur les responsabilités de chacun. Si John pense que c'est à Thomas de publier les articles et vice-versa, personne ne le fera. Le projet prendra du retard et votre client sera mécontent.

Vous devez donc vous assurer que le rôle de chaque membre de l'équipe est bien défini. Pour aller plus loin, vous pouvez établir des jalons clairement définis dans votre outil de suivi de projet. Chaque tâche sera attribuée à un membre de votre équipe. Dès qu'un membre de l'équipe termine une action, l'ensemble de l'équipe reçoit une notification. La personne suivante peut alors prendre le relais.

Attribuer les bonnes ressources aux bonnes personnes

Il y a un lien avec le point 4. Il est important de disposer de ressources suffisantes pour gérer un projet. Mais cela ne suffit pas. Le défi consiste à équilibrer la charge de travail attribuée à chaque personne et à éviter les goulots d'étranglement.

Imaginez que vous ayez 10 articles à créer pour un client. 80 % du travail est rédactionnel. Pour respecter les délais, vous devrez faire appel à plusieurs rédacteurs. En revanche, un seul graphiste suffira pour créer les couvertures de ces articles.

Là encore, pour vous aider à estimer la charge de travail de chaque membre de votre équipe, un outil de gestion de projet comme Notion est indispensable. Il vous permet de rééquilibrer les tâches allouées si nécessaire.

Préparer la production de masse

Certains projets suivent toujours la même charte graphique. Une fois que le site template a été validé par vos clients, les équipes créatives n'ont (presque) plus besoin d'intervenir.

Imaginez que votre client vous demande de réaliser une série de carrousels dans le respect de sa charte graphique. Dans un premier temps, vous proposerez un template pour accueillir l'ensemble des carrousels. Une fois que le client a approuvé le template, il ne vous reste plus qu'à modifier le contenu à l'intérieur. Enfin, votre agence ou votre client...

Image Form vous permet de responsabiliser vos clients. À partir d'un simple formulaire, ils peuvent générer un contenu qui respecte leur identité visuelle. Au lieu de remplir un brief et de l'envoyer à un designer, le client remplit directement un formulaire. Ensuite, en quelques secondes, il peut récupérer sa création visuelle.

Le client gagne en autonomie et en satisfaction. De votre côté, vous libérez vos équipes pour des tâches plus créatives.

En conclusion, l'amélioration de votre production créative en tant qu'agence de création repose avant tout sur une bonne anticipation et une bonne organisation des projets. Il faut toujours être prêt à surmonter les imprévus. Enfin, plus la communication entre les membres de l'équipe et les clients est fluide, plus la qualité de la production est élevée.

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