8 conseils pour développer un site créatif workflow pour une agence

Vous avez peur des retards de production dans votre agence ? Vous vous demandez comment vous pourriez les éviter ?

Vous savez, pour beaucoup d'entreprises, le défi n'est pas le savoir-faire. C'est de trouver une organisation fluide et efficace et des processus de production créatifs.

Et cela n'est pas le fruit du hasard. Vous devez faire un vrai travail de réflexion et d'analyse pour établir vos propres flux de travail créatifs.

Pour vous y aider, je vais partager avec vous quelques conseils.

Qu'est-ce qu'un workflow créatif ?

Un site créatif workflow est une séquence d'étapes organisées que les membres de l'équipe suivent pour design et livrer des projets créatifs (par exemple, une campagne publicitaire, le contenu de réseaux sociaux , la création de vidéos, etc.)

Ce type de processus de travail permet une gestion structurée et organisée du projet. Il est toujours organisé en trois étapes fondamentales :

• Input - elle correspond aux données ou informations requises pour lancer le flux de travail.
• Process - désigne les étapes et les actions entreprises pour transformer les données d'entrée.
• Output - désigne le résultat final ou le produit livrable résultant du flux de travail.

Tous les flux de travail ne suivent pas le même chemin

Selon le type de projet, vous pouvez être amené à gérer quatre types différents de workflow:

• Flux séquentiels: Il s'agit d'un processus linéaire. Chaque étape dépend de l'achèvement de la précédente.
• Flux d'état machine : La séquence change d'état en fonction de conditions ou d'événements. C'est comme une série d'étapes qui changent en fonction de ce qui se passe.
• Flux régis par des règles: Ils suivent des règles préétablies pour déterminer la séquence des actions. Les règles dépendent de critères spécifiques, de conditions ou de décisions prédéfinies.
• Flux parallèles: Plusieurs tâches sont exécutées simultanément. Cependant, chaque circuit du flux converge généralement vers un point commun à la fin de la séquence.

OK. Mais à quoi cela ressemble-t-il réellement ?

Permettez-moi de vous donner un exemple avec un flux séquentiel.

Supposons qu'une agence de marketing souhaite optimiser son rendement créatif dans le cadre des processus de création publicitaire. Son flux de travail peut commencer par une phase de briefing approfondie, au cours de laquelle le client détaille ses objectifs, son public cible et ses préférences créatives. (Il s'agit de notre input).

Les membres de l'équipe créative organisent ensuite une séance de brainstorming pour générer des idées. Les concepteurs et les rédacteurs peuvent alors entrer dans la phase de création.

Après les commentaires et l'approbation du client, une phase de production suit pour finaliser les éléments créatifs. (Voici notre process).

Enfin, une réunion finale avec le client est organisée pour présenter tous les éléments créatifs et valider le travail effectué. (Ceci est notre output)

Ce processus en plusieurs étapes constitue le processus créatif workflow. Il permet de s'assurer que le projet progresse de manière harmonieuse et efficace du début à la fin.

Pourquoi utiliser un site créatif workflow?

Dans une agence de création, les équipes passent constamment d'un projet à l'autre, ou d'une idée à l'autre. Cela peut poser certains problèmes d'organisation et de productivité. L'agence créative workflow offre un certain nombre d'avantages.

#1. Gagner du temps

Lorsque vous travaillez avec une équipe créative, les idées fusent. Mais si elles ne sont pas structurées, on se retrouve vite dans un état de chaos.

Avec workflow pour vos projets créatifs, chaque étape est bien définie et appliquée pour respecter les délais. Cela permet d'éviter les retours en arrière, notamment lors des derniers ajustements juste avant l'approbation finale du client.

#2. Économiser de l'argent

Lorsque vos équipes travaillent de manière coordonnée, vous minimisez le risque d'erreurs coûteuses et optimisez leur productivité.

Si les processus de votre agence de création sont bien établis et les rôles de chacun bien définis, vos équipes ne perdront plus de temps entre deux tâches pour savoir ce qu'elles doivent faire.

#3. Motiver vos équipes

Quelle que soit l'ampleur de votre projet, les membres de votre équipe doivent sentir que leurs idées et leurs efforts font partie du processus global.

Avec workflow pour vos projets créatifs, vous attribuez des rôles et des responsabilités à chacun des membres de votre équipe. Ils se sentent ainsi valorisés et plus impliqués.

#4. Être flexible

Les tendances évoluent constamment, tout comme les campagnes publicitaires. Il faut donc s'adapter en permanence.

Un site créatif workflow vous donne l'agilité dont vous avez besoin pour suivre les tendances sans revoir l'ensemble de votre organisation. Souvent, il suffit de modifier ou d'optimiser une étape de votre workflow.

#5. Gagner la confiance de vos clients

L'onboarding de vos clients est une étape cruciale pour gagner leur confiance. Ils ont besoin de sentir que tout est sous contrôle. Avec un flux de travail, vous définissez le projet sur la base d'une feuille de route claire.

Cela permet de rassurer vos clients tout au long de l'avancement du projet et d'éviter les malentendus, notamment sur les objectifs du projet.

Il existe également des cas particuliers...

Imaginez le lancement d'une campagne publicitaire dans laquelle les équipes de marketing et de création travaillent ensemble. Elles doivent pouvoir travailler de manière asynchrone, tout en étant sur la même longueur d'onde.

Cela vaut également pour le suivi des prospects, par exemple. Si vous avez des clients potentiels qui doivent être traités rapidement, vous ne voulez pas qu'il y ait de malentendus.

En établissant clairement vos workflows (flux de travail), vous évitez les malentendus et tirez le meilleur parti de l'effervescence créative de votre agence.

Maintenant que nous avons dit cela, vous vous demandez probablement...

Comment créer un site créatif workflow?

La création d'un site workflow est à la fois simple et complexe.

Simple, parce qu'il n'y a que quelques étapes et actions à optimiser. Complexe, car chacune de ces étapes et actions nécessite de se mettre à la place de tous les acteurs de l'agence pour trouver l'organisation la plus optimale possible.

#1. Fixer des objectifs

Si vous décidez de créer un site workflow, c'est qu'il y a un problème à résoudre au sein de votre agence. Avant de créer quoi que ce soit, assurez-vous d'avoir défini un ou plusieurs objectifs clairs pour votre workflow.

"Gagner du temps sur la production créative" ou "Améliorer la qualité de nos publicités" ne sont pas des objectifs clairs. Sans parler du non-respect de la loi SMART, ce sont des bénéfices collatéraux de la mise en œuvre de workflow .

SMART est un acronyme qui désigne la définition d'objectifs idéaux. Un objectif doit donc être spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporaire.

Par exemple, pour votre site workflow, "Réduire de 20% le temps alloué à la conception et au lancement d'une campagne publicitaire" est un objectif SMART.

NOTE - Fixer un objectif ne signifie pas que vous allez l'atteindre. En revanche, cela vous donnera une ligne directrice pour la création de votre site workflow et vous permettra de l'optimiser en conséquence.

#2. Analyser les workflows existants pour les optimiser

Votre agence connaîtra les processus créatifs suivis par vos équipes. Ils peuvent être implicites ou dépendre du chef de projet. Quoi qu'il en soit, ces processus existent, même s'ils ne sont pas optimaux.

C'est pourquoi, avant d'envisager un nouveau site workflow pour votre agence, commencez par analyser votre organisation actuelle. Cela vous permettra d'identifier les principaux points de friction que vous et vos équipes rencontrez.

N'hésitez pas à interroger les différents membres de vos équipes pour comprendre leurs problèmes et défis quotidiens.

#3. Déterminer qui doit être impliqué et définir les responsabilités

L'avantage du travail en équipe est qu'il permet de redistribuer une partie du projet à chaque membre afin d'accélérer les choses. Cependant, il faut pour cela déterminer qui fait quoi et quand.

Chaque tâche doit être attribuée à un membre de l'équipe. Cette personne doit être informée de ses responsabilités et du moment où elle doit agir.

#4. Décomposer les étapes de workflow

Chaque étape du flux de travail de votre projet créatif doit être délimitée par un début et une fin. Cette délimitation peut être le transfert du projet d'un membre à l'autre, une décision du manager, une validation par le client, ou autre.

Il est nécessaire d'identifier ces limites afin de définir des règles spécifiques à appliquer lorsqu'elles sont atteintes. Ces limites sont des points d'inflexion à partir desquels les responsabilités sont redistribuées à la (aux) personne(s) concernée(s) par l'étape suivante.

En procédant ainsi, vous éviterez les situations d'attente et le projet progressera de manière harmonieuse.

#5. Automatiser autant de tâches que possible

Lorsque votre site workflow est bien établi, vos équipes répètent quotidiennement un certain nombre de tâches fastidieuses. Très souvent, ces tâches n'ont que peu ou pas de valeur ajoutée.

De nombreux outils sont disponibles pour automatiser ces tâches. Certains, comme notre solution Abyssale permettent de réduire de 90 % le temps consacré par les équipes créatives à la production créative.

Grâce à notre outil de génération d'images par formulaire, la vitesse de création des graphistes est multipliée par 10, les équipes marketing gagnent en autonomie et votre agence peut mener plus de campagnes sans avoir besoin de recruter.

#6. Testez votre nouvelle workflow

Si vous mettez en place un nouveau site workflow, ou si vous modifiez simplement une étape d'un site existant, il y a une règle d'or à suivre : testez-le !

Même si, en théorie, cette nouvelle fonctionnalité semble plus pertinente, prenez le temps de la tester pendant au moins une ou deux semaines. Car vous verrez qu'en essayant de résoudre un problème, on peut l'aggraver ou en créer un nouveau. Vos équipes et vos clients vous le feront remarquer.

#7. Recueillir les commentaires des utilisateurs de workflow et les optimiser

Cette section complète la précédente, dans la mesure où ce sont les utilisateurs de workflow qui identifieront les avantages et les inconvénients d'un processus de travail.

C'est pourquoi vous devez recueillir autant d'informations que possible auprès d'eux, comprendre leurs défis et leurs problèmes et écouter leurs suggestions.

N'oubliez pas que les workflows sont aussi là pour faciliter le travail de vos équipes. Prenez note de chacun de leurs commentaires et essayez toujours de proposer une optimisation qui réponde à leurs besoins.

En parlant d'optimisation, toutes les nouvelles idées n'apportent pas forcément de meilleurs résultats. C'est pourquoi il est parfois préférable d'abandonner une idée et de revenir en arrière. Ne soyez pas têtu !

DISCLAIMER - Je ne dis pas que vous ne devriez jamais essayer d'optimiser vos workflows. Bien au contraire !

Mais il faut comprendre qu'il n'y a jamais de solution créative idéale workflow . Il existe simplement différentes options pour différents problèmes. C'est à vous et à vos équipes de choisir celles que vous voulez aborder chaque jour.

#8. Créer des tutoriels appropriés

Si vous voulez faciliter la gestion de vos flux de travail créatifs, vous devez former vos équipes. Chaque membre de votre équipe doit savoir ce qu'il doit faire à chaque étape du flux de travail.

Pour ce faire, vous devrez fournir des tutoriels adaptés à chaque membre de l'équipe impliqué dans le site workflow. Un tutoriel doit expliquer étape par étape les actions à entreprendre par la personne à laquelle il s'adresse.

Voici un exemple pour un concepteur. Imaginons que vous deviez lancer une campagne sur Facebook ads . Votre concepteur, chargé de créer les visuels de ces annonces, doit pouvoir trouver les informations suivantes sur le tutoriel :

• Comment accéder au briefing du client et des équipes marketing ?
• Où trouver les éléments multimédias pour designer le visuel
• Quelle est la date limite de création ?
• Qui doit être informé de l'achèvement des travaux ?
• Comment le travail sera-t-il livré (Drive, téléchargement vers une application de gestion de projet ou autre) ?

RAPPEL - N'oubliez pas que les membres de votre équipe sont des êtres humains. Ils peuvent oublier les procédures d'application. C'est pourquoi vous devez toujours veiller à ce qu'ils puissent accéder facilement et à tout moment aux tutoriels.

Il ne vous reste plus qu'à le mettre en pratique

Maintenant que tout est dit, il ne vous reste plus qu'à appliquer ces 8 conseils pour créer, développer et optimiser les workflows de votre agence.

Une dernière remarque : veillez à ce que vos processus soient simples. N'ajoutez pas plus d'étapes que nécessaire et vous verrez les résultats de votre agence s'améliorer.

Bonne chance !