Dans une agence de production, il ne suffit pas d'avoir les meilleurs talents du monde pour garantir la satisfaction du client. Une bonne gestion de projet est également très importante. Elle nécessite une organisation minutieuse.

Dans ce tutoriel, nous allons partager avec vous quelques méthodes efficaces pour optimiser le travail en équipe au sein d'une agence créative.

Utiliser des outils de gestion de projet

Pour suivre chacun de vos projets, il existe des outils comme Monday, Notion ou Trello, pour n'en citer que quelques-uns. Selon nous, ils sont devenus indispensables pour tout projet impliquant plus d'une personne. Ils facilitent la collaboration, la répartition des tâches, le suivi de l'avancement et la centralisation des informations.

Dans ce tutoriel, nous illustrerons notre propos par un exemple. Nous utiliserons Notion pour cet exemple.

Planifier chaque projet

On ne peut s'attendre à une bonne organisation et à un bon travail d'équipe si l'on ne planifie pas à l'avance. Voici comment vous pouvez planifier vos projets à partir de Notion.

Créer un diagramme de Gantt

Une fois que vous avez signé un contrat avec un nouveau client, la première chose à faire est de planifier les différentes étapes du projet.

Cela vous donne une idée des ressources auxquelles vous devrez faire appel et du temps que cela prendra. C'est aussi un moyen de rassurer le client sur l'avancement de son projet.

Vous pouvez commencer par créer un diagramme de Gantt pour montrer les différentes étapes du projet. N'oubliez pas de tout énumérer, de la phase de design initiale à la phase de test, en précisant les délais pour chaque étape.

Pour notre exemple, imaginons que nous devons créer une série de reels Instagram pour notre client. Voici à quoi pourrait ressembler le diagramme de Gantt :.

Comme vous pouvez le constater, il existe une étape de révision du travail. À notre avis, cette étape est essentielle pour garantir la satisfaction du client.

Prévoyez une checklist pour vous assurer que toutes les instructions ont été suivies pendant la production.

Allouer les tâches adéquates

À partir de ce diagramme, vous pouvez attribuer les différentes tâches aux membres de votre équipe.

N'oubliez pas de détailler la tâche et les éléments à prendre en compte pour la réaliser (exigences du client, objectif du projet, etc.).

Cette opération vous permet d'optimiser les compétences et le temps de chaque membre de vos équipes. C'est aussi un excellent moyen de déterminer la charge de travail de chacun et d'assurer un bon équilibre entre qualité et productivité.

Évitez de surcharger vos équipes si vous ne voulez pas les fatiguer et réduire ainsi la qualité du résultat.

Permettre à toutes les équipes d'accéder aux ressources

Pour que chacun gagne en autonomie, il faut que l'ensemble de l'équipe ait accès aux ressources nécessaires à l'avancement du projet (comptes rendus de réunions, objectifs du projet, fichiers multimédias, etc.)

Ouvrez donc une base de données dans laquelle chaque document est soigneusement stocké. Chaque membre de l'équipe peut alors consulter et récupérer les documents dont il a besoin pour travailler efficacement sur le projet.

Assurer un retour d'information structuré de la part des clients

Pour un projet bien mené, il est essentiel d'avoir un retour d'information régulier de la part des clients afin de s'assurer que l'on avance dans la bonne direction.

Dans ce cas, vous pouvez compter sur un retour d'information sous forme de commentaires de la part du client, qui aura également accès aux informations de suivi du projet.

Cependant, cela ne remplace pas les discussions en face à face entre vos équipes et le client. Si nécessaire, programmez ces réunions à des moments clés de l'avancement du projet.

Si le client est d'accord, vous pouvez également laisser ses coordonnées sur la fiche de suivi du projet. Vos équipes pourront ainsi lui poser directement des questions.

La gestion de projet, c'est aussi donner un maximum d'autonomie.

Automatiser autant que possible

L'automatisation peut s'appliquer au suivi organisationnel, ainsi qu'aux opérations de création et de production.

En ce qui concerne les tâches organisationnelles, Notion offre un certain nombre d'automatisations simples qui peuvent faire toute la différence. Par exemple, vous pouvez imaginer d'envoyer une notification à tous les membres impliqués dans un projet dès qu'une étape est terminée.

Les membres de l'équipe sont ainsi informés de l'avancement du projet. De cette manière, vous évitez d'être en stand-by sur le projet.

Sur d'autres plateformes, vous pouvez utiliser Make ou Zapier pour effectuer ces petites automatisations.

En parlant d'automatisation, n'oubliez pas que vous pouvez également automatiser la production visuelle avec Abyssale.

Optimiser l'utilisation de la technologie

Les technologies vous permettent d'obtenir des résultats plus qualitatifs tout en gagnant un temps précieux.

Pour exploiter au mieux la créativité de vos graphistes, Photoshop reste probablement l'un des meilleurs outils. Mais lorsqu'il s'agit d'industrialiser la production et de créer une multitude de variantes pour une même image, cela devient vite problématique et laborieux.

Dans ce cas, l'exportation de vos fichiers Photoshop en PSD vous permet de récupérer le travail de vos équipes créatives sur Photoshop. Vous pouvez ensuite renvoyer tous les calques sur Abyssale, ce qui vous permet de produire des variations du visuel en quelques clics.

Dès lors, vos équipes créatives n'ont plus besoin d'intervenir. Grâce à Image Form les équipes marketing peuvent prendre le relais et imaginer une multitude de visuels en quelques clics. Vous pouvez même laisser cette tâche à vos clients s'ils souhaitent devenir plus autonomes.

Le builder vidéo Abyssale permet de générer facilement des vidéos de manière automatique. Tout d'abord, laissez vos équipes créatives créer une vidéo cohérente template avec du texte et des éléments visuels.

Une fois le template validé, les équipes créatives n'ont plus à intervenir. Laissez vos équipes marketing faire le reste, en modifiant les éléments de texte et d'image selon le message à communiquer.

Tirer des conclusions de chaque projet

Chaque nouveau projet apporte son lot de problèmes et d'enseignements. Quels que soient vos efforts pour déployer une organisation interne fluide dans votre agence, vous aurez toujours des lacunes.

Mais ce n'est pas grave. L'important est d'en tirer les leçons et d'éviter que cela ne se reproduise.

Pour ce faire, créez un dossier centralisé accessible à toutes vos équipes, dans lequel elles trouveront un guide des procédures et les retours d'expérience des projets précédents. Cela vous permettra de mieux identifier les zones de friction et de réfléchir à des solutions pour les éviter.

À la fin d'un projet, n'hésitez pas à réunir toutes les équipes pour célébrer sa réussite. Profitez-en pour discuter des défis rencontrés par chaque membre de l'équipe et pour réfléchir aux moyens d'améliorer les projets futurs.

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Finalement, l'optimisation du travail d'équipe interne n'est pas qu'une question de bonne volonté. Il faut savoir utiliser les bons outils et les bons processus.

Il n'est jamais garanti qu'un projet soit mené à son terme sans accroc. Cependant, l'important est de tirer des conclusions de chaque projet pour améliorer l'organisation interne.

D'autant plus que les technologies, les projets et les attentes des clients évoluent. Vous devrez vous adapter en permanence.

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