Si vous ne pouvez pas gérer un atelier de réparation sans boîte à outils, un salon de coiffure sans ciseaux ou un aéroport sans avions, comment pouvez-vous envisager de gérer une agence sans outils de gestion ? 91 % des spécialistes du marketing estiment que l'automatisation les aide à atteindre leurs objectifs ; qu'attendez-vous pour vous y mettre vraiment vous aussi ?

N'oubliez jamais que les bons outils de gestion permettent aux équipes de l'agence de s'autonomiser, d'optimiser leur productivité et de mener à bien leurs projets de manière efficace. Ils facilitent également la collaboration avec les clients, aident à suivre les ressources et améliorent le processus de création. Ainsi, les outils de gestion d'agence ne se contentent pas de rationaliser l'ensemble du processus, ils favorisent également la croissance et la productivité de votre agence.

Mais il existe des centaines d'outils marketing, et il est facile de s'y perdre. Cet article vient à votre secours et vous aide à trouver les meilleurs outils de gestion d'agence adaptés aux besoins de votre agence. Alors, entrons dans les détails sans plus attendre !

Pourquoi des outils efficaces sont-ils essentiels à la réussite d'une agence ?

Les outils de gestion d'agence permettent de gagner du temps et d'optimiser la productivité :

  1. Réduire le risque d'erreurs
  2. Éliminer des tâches répétitives
  3. Affecter les ressources de manière efficace
  4. Normaliser des processus
  5. Améliorer la visibilité et la communication avec les clients

En outre, ces outils peuvent vous aider à gérer efficacement l'agence de diverses manières ; nous verrons cela en détail dans la section suivante :

Comment gérer efficacement une agence ?

Gérer l'agence de manière efficace :

  1. Fixer des objectifs clairs
  2. Prendre des décisions fondées sur des données
  3. Vos clients restent une priorité
  4. Toujours livrer les projets dans les délais impartis
  5. Planifiez vos ressources de manière efficace
  6. Exploiter les outils et les technologies pour la réussite de votre agence

Vous vous demandez peut-être comment les outils peuvent jouer un rôle clé dans votre réussite. Qu'il s'agisse de gestion financière ou de communication avec les clients, les outils faciliteront toujours les choses.

De plus, les outils peuvent faire beaucoup plus pour votre agence, comme la gestion et le traitement des tâches répétitives. Par exemple, plus de 40 % des travailleurs consacrent 25 % de leur semaine de travail à des tâches ou activités répétitives. L'excès de travail manuel fait perdre un temps et une énergie précieux que vos employés pourraient consacrer à d'autres tâches utiles, comme l'interaction avec les clients ou l'élaboration d'une stratégie. Les logiciels de gestion de projet sont le seul moyen de réduire ces tâches fastidieuses et répétitives.

Les logiciels d'automatisation de la création peuvent améliorer l'efficacité opérationnelle d'une agence, en rationalisant tout, de la planification au suivi. L'automatisation des flux de travail permet également de s'assurer que chaque projet est livré dans les délais et dans le respect du budget spécifié. Les outils de gestion d'agence peuvent également être utilisés pour rester en contact avec les clients, partager des fichiers et les tenir informés de l'avancement des projets.

L'un des principaux avantages de l'automatisation du flux de travail pour les agences est qu'elle permet d'avoir une vue d'ensemble de l'état d'avancement du projet et d'identifier les goulets d'étranglement. Cela peut aider à réaffecter rapidement les ressources. En outre, les agences peuvent également automatiser diverses autres tâches, notamment la saisie de données, les rappels, les courriels, les demandes d'assistance à la clientèle, les rapports et la facturation.

L'importance de la collaboration et du retour d'information des clients

La communication est l'élément vital de toute relation. N'oubliez pas qu'une communication honnête, ouverte et fréquente peut transformer une bonne campagne en une excellente. Mais une mauvaise communication, des attentes mal alignées et des visions différentes peuvent être à l'origine de frictions.

Voici les outils de gestion d'agence qui peuvent résoudre votre problème :

  1. Les outils peuvent transformer les conflits entre vous et votre client en opportunités de croissance.
  2. Les outils de gestion permettent de réunir les membres de l'équipe et le client sur une même page, de rationaliser la communication, de faciliter le partage des fichiers, de garantir la transparence du travail et d'instaurer la confiance entre les deux parties.
  3. Ces outils permettent également de maintenir l'engagement des clients et de les inciter à fournir un retour d'information tout au long du projet. Ils facilitent également la boucle du retour d'information pour votre équipe et lui offrent des informations exploitables. Par conséquent, cette collaboration avec le client est une relation à long terme !

Clientjoy et Basecamp sont les deux meilleurs outils qui peuvent être utilisés pour une communication efficace avec les clients.

14 outils pour la gestion des agences

Si vous avez besoin d'outils pour vos tâches quotidiennes, vous trouverez ici les différentes catégories d'outils de gestion d'agence.

Logiciel de gestion de projet pour les agences

Votre agence travaille sur des campagnes et des projets complexes, et avec le bon logiciel de gestion de projet, tous vos projets les plus complexes peuvent devenir plus faciles à gérer. Les outils fournissent une plateforme unifiée pour gérer et suivre efficacement l'avancement des projets. Vous trouverez ci-dessous les meilleurs outils de gestion de projets créatifs :

#1. Asana

Lorsque vous recherchez le meilleur logiciel de gestion de projet pour le suivi des tâches, Asana est le nom qui revient le plus souvent. Et ce, pour une bonne raison. L'outil est comme le quartier général de votre équipe pour tous les projets, les tâches, les échéances et la communication.

Dans le logiciel de suivi des tâches, vous pouvez

  • Définir vos projets et les décomposer en tâches et en sous-tâches. Attribuez ensuite toutes ces tâches aux membres de votre équipe, et les échéances de ces tâches maintiendront votre équipe au travail.
  • Vous pouvez également vérifier l'état d'avancement de toutes vos tâches et de tous vos projets. Asana propose différentes vues, notamment une liste de tableaux, un calendrier et timeline.
  • Il est également le meilleur pour ses capacités de gestion des ressources. Grâce à ses fonctions de collaboration, il constitue un choix idéal pour les agences de publicité, de marketing et de conseil.

#2. Trello

Trello est l'un des meilleurs outils de collaboration et de gestion du temps. Il permet d'organiser votre flux de travail grâce à différents types de tableaux de projet. Il propose également différents sites professionnels et communautaires templates pour soutenir les équipes de projet.

L'outil est réputé pour son tableau de bord intuitif et convient mieux aux petites entreprises qui ont besoin d'une solution de gestion des tâches, mais qui n'ont pas besoin d'une solution complète et robuste. Trello comprend l'importance des délais pour les agences. C'est pourquoi il met à votre disposition :

  1. Une vue d'ensemble en temps réel des informations importantes permet aux équipes d'atteindre leurs objectifs de manière efficace et dans les délais impartis.
  2. Les données actualisées sont transmises à tous les membres du projet, ce qui permet de gagner en précision, en efficacité et en rapidité. Cela fait de Trello l'un des meilleurs outils de gestion du temps pour les agences.
  3. L'outil de gestion de projet permet aux responsables de suivre les membres de l'équipe et les projets. Il les aide également à comprendre les goulets d'étranglement et l'affectation des ressources, ce qui renforce l'efficacité du flux de travail.

#3. Monday.com

Monday.com peut rationaliser la visualisation des tâches et offrir des fonctions personnalisables qui peuvent être adaptées au flux de travail de votre agence. L'outil offre :

  1. Gestion complète du flux de travail
  2. Rapports
  3. Capacités de suivi du temps

Ici, vous pouvez voir les échéances du projet dans les vues Kanban et Gantt. L'outil simplifie la gestion de projet grâce à son site workflows personnalisable, offre un espace centralisé pour la communication et aide les agences à rester organisées et alignées sur leurs objectifs. L'outil vous permet de mettre toutes les ressources en avant et au centre pour la gestion des ressources.

Vous pouvez voir ce qui a été utilisé, combien de temps cela a duré et qui en est responsable. Cet outil est également utile pour la planification, l'ordonnancement et l'affectation des ressources, ce qui en fait l'un des meilleurs outils de planification des ressources.

Outils de collaboration d'équipe

Le succès d'une agence repose sur la collaboration, et c'est là que le bon outil de collaboration d'équipe peut vous apporter le soutien nécessaire. L'outil facilite la communication et le partage des commentaires et des idées et contribue à la réussite du projet. Vous trouverez ci-dessous les meilleurs outils de collaboration d'équipe :

#4. Slack

Si vous êtes à la recherche d'outils de collaboration basés sur le cloud, utilisez Slack. Il s'agit d'une excellente plateforme connue pour ses remarquables fonctionnalités d'appel audio et vidéo et la meilleure pour :

  1. Collaboration et communication au sein de l'équipe
  2. Création de groupes de discussion
  3. Partage de documents

Slack s'intègre bien à d'autres plateformes, telles que Google Docs, ce qui facilite le suivi des conversations. Vous pouvez également l'intégrer à d'autres applications et utiliser son générateur de flux de travail pour automatiser les tâches de routine. Après avoir créé les canaux, vous pouvez inviter les membres de votre équipe. Pendant ce temps, les administrateurs et les modérateurs peuvent suivre toutes les conversations afin de garantir un flux de travail fluide.

Il s'agit de l'un des meilleurs outils de collaboration en équipe, adapté à toutes les agences. En fonction des besoins de votre agence, vous pouvez choisir entre ses services gratuits ou premium.

#5. Microsoft Teams

Microsoft Teams joue le rôle de centre de communication interne au sein d'une agence. L'outil présente les caractéristiques suivantes

  1. Canaux
  2. Chat
  3. Options de partage de fichiers

Ces fonctionnalités permettent aux équipes de communiquer en temps réel, de collaborer efficacement sur des projets et de partager des idées. En outre, il offre de solides fonctionnalités d'audioconférence et de vidéoconférence, qui permettent d'organiser des réunions virtuelles, d'héberger des webinaires et d'engager des discussions en face à face avec les clients, indépendamment des frontières géographiques. Vous pouvez également planifier des réunions et des appels. C'est ce qui fait de Microsoft Teams l'une des meilleures plateformes de communication avec les clients.

L'outil peut également être intégré à Office 365 (Excel, Word et PowerPoint). Cette intégration permet aux membres de l'équipe de modifier et de partager des documents, ce qui stimule la productivité et élimine le besoin de passer d'une application à l'autre.

Outils de gestion des actifs numériques (DAM)

La gestion des actifs numériques (DAM) est devenue cruciale à l'ère actuelle où les actifs se multiplient rapidement. Pour la gestion des actifs numériques, il n'y a pas de meilleur moyen que le logiciel de gestion des actifs numériques. Ce logiciel vous permet de télécharger, de gérer, d'organiser, de partager et de suivre tous vos actifs en un seul endroit.

L'autre avantage est que ces actifs restent accessibles à tout moment et de n'importe où. Le logiciel sauvegarde régulièrement toutes vos données, protégeant ainsi vos fichiers essentiels. Vous pouvez donner le contrôle total de l'accès à ces fichiers aux personnes que vous souhaitez ou en qui vous avez confiance.

De même, les outils de gestion des actifs de marque se concentrent sur le matériel de vente et de marketing (logos et images de produits) afin d'assurer la cohérence de l'image de marque. Si vous avez besoin d'un outil de gestion des actifs numériques pour votre agence, vous trouverez ci-dessous les meilleurs :

#6. Widen

Il s'agit d'un outil de gestion des actifs convivial et basé sur le cloud qui va au-delà de ce que font les bibliothèques d'actifs numériques centralisées et partagées conventionnelles. L'outil :

  1. Permet de diffuser votre contenu sur le web
  2. Offre de puissantes analyses de contenu
  3. Permettre aux utilisateurs d'automatiser le flux de travail marketing

Widen stocke et synchronise vos données de manière redondante dans différents centres de données géographiquement séparés. Grâce aux balises, vous pouvez organiser vos données en différentes catégories et retrouver facilement vos ressources numériques en cas de besoin. Les données restent toujours accessibles.

Vous pouvez également accéder à vos données par le biais de liens inclus dans des courriels ou des messages instantanés. L'outil peut également être intégré à d'autres plateformes réseaux sociaux .

#7. Bynder

Bynder possède une interface conviviale et constitue un excellent outil de collaboration en équipe. Le stockage de vos ressources numériques est beaucoup plus facile ; il suffit de glisser-déposer. L'outil peut gérer tous les types et formats de fichiers.

Vous pouvez également trouver et partager vos fichiers, car Bynder fournit des résultats de recherche instantanés à partir d'un bien. Vous pouvez accéder aux fichiers et les modifier où vous le souhaitez. Vous pouvez également télécharger les actifs existants directement à l'aide du module Brand Guidelines.

Prix : Forfait sur mesure

Communication et approbation du client Workflows

La communication et la gestion des clients permettent aux agences d'acquérir et de conserver des clients pendant longtemps. Des outils comme Basecamp vous permettent non seulement de communiquer avec vos clients, mais aussi de suivre vos progrès et de vous donner un retour d'information.

En apportant les modifications nécessaires, vous pouvez facilement obtenir l'approbation de vos projets. Si vous souhaitez également communiquer efficacement avec vos clients, voyons comment Basecamp et Clientjoy vous aideront à le faire :

#8. Basecamp

Basecamp aide les petites équipes à organiser des projets, à communiquer avec les clients, à planifier les ressources et à suivre le temps. Il s'agit également d'un outil robuste qui facilite la compilation des commentaires et des approbations des clients en un seul endroit.

L'approbation des clients workflows avec Basecamp vous aide à éviter les litiges car l'outil enregistre les commentaires et les conversations centrales et officielles des clients. Ainsi, lorsque vous présentez votre travail avec Basecamp :

  • Tous les membres de votre équipe peuvent facilement voir ce que le client a dit de leur travail.
  • Tout le monde peut facilement suivre le retour d'information et réviser le projet. design

De cette façon, Basecamp capture l'ensemble du fil de discussion sur une seule page.

#9. Clientjoy

Clientjoy peut améliorer la façon dont vous gérez votre entreprise. Cet outil permet à votre équipe de diriger la communication avec les clients et vous aide à gérer les courriels des clients. De plus, grâce à un portail client personnalisé, vous pouvez :

  1. Partager rapidement les informations, les tâches et les actifs du projet en un seul endroit
  2. Vous n'aurez plus à chercher quoi que ce soit d'autre dans les courriels
  3. Vous pouvez obtenir rapidement un retour d'information et des approbations de la part de votre client.

Si vous ne voulez pas demander la même chose à vos clients, vous pouvez également créer un site template pour l'intégration. L'outil propose également des salles de données où vous et votre client pouvez partager des fichiers, ce qui simplifie encore le processus. Lorsque tout le monde travaille mieux avec Clientjoy, comment votre agence pourrait-elle ne pas prospérer ?

Outils de suivi du temps et de planification des ressources

Tout comme la gestion du temps stimule la productivité, une gestion efficace des ressources réduit le risque de goulot d'étranglement et de dépassement de budget. Voyons donc quels outils peuvent être utiles à cet égard :

#10. Harvest

Cet outil fournit des données réelles sur la façon dont les membres de votre équipe ont utilisé leur temps. Il peut vous aider à maximiser les heures facturables, à créer des prévisions précises et à planifier des projets pour l'avenir. Vous pouvez choisir un événement ou un projet de Google Calendar pour suivre votre temps et obtenir des rapports automatisés. C'est pourquoi Harvest est devenu l'un des outils de gestion du temps les plus populaires dans les agences.

L'outil est également utile pour le suivi budgétaire. Vous pouvez définir des budgets horaires ou fixes, puis commencer à suivre l'évolution de votre projet. Vous recevrez des alertes instantanées lorsque le budget sera atteint. Harvest peut également être intégré à Slack, Google Workspace et Asana. Il aide les équipes à saisir le temps sans modifier le calendrier quotidien workflows.

#11. Toggl

Toggl vous propose trois types d'outils différents : Toggl Plan pour la planification du travail, Toggl Hire pour l'embauche et Toggl Track pour le suivi du temps. Avec Toggl Track pour le suivi du temps, vous pouvez savoir comment vos équipes utilisent leur temps, car il vous fournit les éléments suivants :

  1. Rapports de synthèse
  2. Rapports détaillés
  3. Rapports hebdomadaires

De cette manière, vous pouvez également obtenir des informations exploitables qui peuvent être utilisées ultérieurement pour stimuler la productivité, équilibrer les charges de travail des équipes et accroître l'efficacité. Tout cela peut en fin de compte stimuler la croissance et la rentabilité. De plus, du web à l'intégration en passant par le mobile, vous pouvez obtenir une application de suivi du temps pour tout le monde.

Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de vos ressources, demandez l'aide de Toggl pour la planification des ressources. L'outil propose le site templates, qui est d'une grande utilité car il vous permet de savoir comment les choses peuvent être améliorées. En contrôlant le temps, vous pouvez également suivre le budget, allouer les ressources de manière efficace et veiller à ce que le client reçoive le projet dans les délais et le budget fixés.

Automatisation de la création de contenu visuel

#12. Abyssale

À l'ère du numérique, il est devenu très difficile de capter l'attention des internautes. Le raccourcissement des délais rend la tâche plus ardue. Ainsi, pour lutter contre ce problème, les spécialistes du marketing doivent développer de meilleures idées et un contenu attrayant qui peut effectivement capter l'intérêt des utilisateurs en l'espace de quelques secondes.

Comme d'autres agences, vous souhaitez exécuter efficacement les campagnes de marketing de vos clients. Si votre équipe n'a pas le temps de créer ou a besoin d'idées uniques pour démarrer le projet, offrez-lui un logiciel d'automatisation créative tel que Abyssale. Cet outil permet d'échelonner automatiquement la production de ressources visuelles multiformats. Vous pouvez obtenir des milliers de variations en quelques minutes à partir de templates, et il n'est pas nécessaire d'avoir recours à un assistant Excel.

L'automatisation de la création de contenu visuel vous permet également de personnaliser les images pour vos campagnes de marketing. Le plus intéressant, c'est qu'aucun codage n'est nécessaire, ce qui vous permet d'obtenir facilement des visuels conformes à votre marque. L'outil maintient également la cohérence graphique pour assurer la cohérence de la marque tout au long des campagnes de marketing.

Abyssale accélère également la production d'actifs jusqu'à 10 fois et vous permet d'économiser 90 % de votre temps. La rapidité d'exécution permet aux agences de lancer plus rapidement des campagnes plus efficaces. Les outils vous offrent des centaines de formats bannière . Alors, au lieu d'embaucher des graphistes et de perdre du temps à créer manuellement chacune de vos campagnes, passez à Abyssale, automatisez tout le processus et augmentez la productivité de votre agence !

Outils d'optimisation du flux de travail marketing

Les tâches répétitives consomment plus d'énergie et de temps. Alors, pourquoi ne pas automatiser le flux de travail marketing et optimiser l'efficacité ? De cette manière, les équipes peuvent consacrer plus de temps à d'autres tâches, ce qui optimise l'efficacité et le chiffre d'affaires global de votre agence et vous permet de vous forger une meilleure réputation sur le marché. Voyons donc ce qu'il en est : Zapier et Airtable peuvent être utiles à cet égard :

#13. Airtable

Il s'agit d'un logiciel de base de données plus facile à utiliser qui permet aux équipes de marketing de stimuler la croissance de l'entreprise grâce à une flexibilité, une agilité et une échelle accrues. Cet outil offre aux équipes marketing un lieu unique pour rationaliser les campagnes et workflows.

Airtable rassemble les données opérationnelles des entreprises à partir de diverses sources en un seul endroit, ce qui permet aux utilisateurs de mettre à jour les informations en temps réel et de rationaliser workflows. Cela fait d'Airtable l'un des meilleurs outils de marketing multicanal actuellement disponibles. Vous pouvez visualiser les données sous forme de grille de calendrier, de galerie ou de format Kanban, ce qui améliore la visibilité.

En outre, les équipes peuvent intégrer leurs workflows personnalisés et préexistants dans Airtable avec les plateformes et outils de marketing qu'elles ont déjà utilisés.

#14. Zapier

Zapier est un autre outil d'automatisation des flux de travail. Cet outil vous aide à optimiser les processus et à libérer plus d'énergie et de temps pour le travail réel. Zapier connecte tous vos outils et applications et leur permet de communiquer entre eux.

Vous pouvez découvrir différents déclencheurs et actions pour vous aider à développer des workflows automatisés qui permettront à votre équipe de gagner du temps. Par exemple, l'outil peut enregistrer sémantiquement les pièces jointes sur Google Drive. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez utiliser les tâches Asana à partir des courriels. Les courriels des clients ne sont pas réservés aux agences d'âge ; ils ont été conçus pour tout le monde !

Comment développer une agence en utilisant les bons outils

Gérer et développer une agence est bien plus difficile que de la créer. Si vous avez tout fait, mais que vous n'avez pas encore atteint vos objectifs, vous trouverez ci-dessous les bonnes façons de développer votre agence :

Comment développer une agence ?

Alors que vos concurrents profitent d'outils, pourquoi les négligez-vous ? Les outils peuvent vous aider à déterminer où vous en êtes, où vous allez et dans quel domaine vous êtes en retard. Les outils peuvent automatiser différents aspects de votre activité et vous permettre de consacrer la majeure partie de votre temps à d'autres objectifs importants, tels que vos clients.

Vous pouvez ainsi établir des relations à long terme avec les clients, et la confiance qu'ils vous accordent se traduit par une augmentation du nombre de clients et des recettes de votre agence. Ces outils vous permettent également d'obtenir des informations, de prendre des décisions stratégiques et de vous développer considérablement. Alors, automatisez le site workflows, obtenez plus de clients, développez vos équipes et agrandissez votre agence.

Gérer les relations avec les clients à grande échelle

La gestion de la relation client (CRM) devient cruciale pour les agences à mesure qu'elles se développent. Il s'agit d'un outil gratuit, robuste et facile à utiliser, qui offre diverses fonctionnalités de base dont les agences ont besoin pour enregistrer leurs activités de vente et suivre leur pipeline. Cet outil permet également aux agences de gérer les données de leurs clients et de renforcer efficacement leurs relations avec eux.

Cet outil vous aide à comprendre les forces et les faiblesses de vos processus de vente actuels. En conséquence, les solutions de reporting client peuvent vous aider à apporter des améliorations stratégiques. Si vous optez pour le plan payant, vous pourrez bénéficier de ses fonctionnalités avancées.

Make Votre agence se démarque avec les bons outils

Les outils de gestion d'agence peuvent permettre à votre agence de réussir sur ce marché concurrentiel. Comprenons-le en détail ici :

Comment Make Mon agence peut-elle se démarquer ?

En tant qu'agence, vous ne pouvez vous démarquer que si vous exécutez votre projet de manière efficace, si vous répondez aux attentes de vos clients et si vous respectez les délais de livraison. Les outils de gestion de projet peuvent vous permettre de réaliser tout cela en douceur et avec compétence.

Les outils de gestion de projets créatifs vous aident à organiser les tâches, à suivre l'avancement du travail, à communiquer ou à collaborer avec les clients, à maintenir la cohérence de l'image de marque et à allouer les ressources de manière efficace. Si vous voulez que votre agence prospère, choisissez les bons outils pour vous aider à atteindre vos objectifs.

Tirer parti de l'automatisation pour gagner en compétitivité

Les outils d'automatisation d'agence tels que Abyssale peuvent rationaliser efficacement vos tâches de création de contenu visuel, augmenter votre productivité et vous aider à créer des campagnes de marketing uniques et réussies qui vous démarqueront. design Ces outils vous permettent d'accéder à des centaines de formats à la vitesse d'un seul, de permettre à vos collaborateurs de créer leurs propres bannières et d'exporter les variations de template dans différents formats.

Conclusion : Investissez dans les meilleurs outils pour stimuler la réussite de votre agence

Les outils de gestion d'agence facilitent la planification des projets, l'attribution des tâches et des ressources et l'organisation de vos équipes afin que vous puissiez facilement respecter les délais fixés. Ces outils permettent également d'augmenter les ventes, de minimiser les tâches répétitives, d'améliorer la satisfaction des clients, de personnaliser l'expérience client et de rationaliser la communication et la collaboration avec les clients.

Vous êtes peut-être en train de réfléchir à l'un des meilleurs outils de marketing d'agence qui puisse rationaliser votre processus créatif. Si c'est le cas, ne pensez à rien d'autre qu'à Abyssale. Cet outil permet d'économiser du temps et de l'argent et permet à votre équipe d'intensifier ses campagnes. Alors, n'attendez plus et laissez Abyssale décupler votre production d'actifs !